Projekt pod nazwą: „Trenujemy samodzielność – treningi mieszkalnictwa w placówce 2.0.”
Współfinansowany przez PFRON
Poznań, dnia 25.10.2024r.
Zapytanie ofertowe
Przedmiot:
Przeprowadzenie audytu zewnętrznego projektu finansowanego w części ze środków PFRON w ramach ustawy z dnia 27 sierpnia 1997 r. o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych (Dz. U. z 2020 r. poz. 426, ze zm.)
Zamawiający:
Fundacja Tak Dla Samodzielności
ul. Szamotulska 14/1, 60-366 Poznań
NIP 7792506315
REGON 383496777
Adres strony internetowej: www.takdlasamodzielnosci.pl
Email: kontakt@takdlasamodzielnosci.pl
Status Organizacji Pożytku Publicznego: TAK
Zamawiający nie jest płatnikiem VAT
- Opis przedmiotu zamówienia
Przedmiotem zamówienia jest:
Usługa przeprowadzenia audytu zewnętrznego zadania publicznego.:
„Trenujemy samodzielność – treningi mieszkalnictwa w placówce 2.0.”,
Numer umowy o dofinansowanie:
UM/PW9/2024/2/O_WIELKOPOLSKI/3875 z dnia 24.04.2024r
Okres całkowity realizacji projektu: od 1 kwietnia 2024 r. do 31 marca 2025 r.
Okres podlegający audytowi: od 1 kwietnia 2024 r. do 31 marca 2025 r.
Koszt projektu w części podlegającej audytowi: 626.416,00 zł, w tym ze środków PFRON: 613.456,00 zł.
Wartość kosztów kwalifikowanych projektu w części podlegającej audytowi: 626.416,00 zł.
- Wprowadzenie
1. Do postępowania nie stosuje się przepisów ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień Publicznych (Dz. U. z 2010 r. Nr 113 poz. 759 z późn. zm.) zwaną dalej „ustawą”.
2. Postępowanie o wartości szacunkowej poniżej 130 000 zł.
3. Postępowanie prowadzone jest w języku polskim.
4. Zapytanie prowadzone jest w ramach Projektu Trenujemy samodzielność – treningi mieszkalnictwa w placówce 2.0.”, współfinansowanego przez PFRON.
III. Cel audytu
Celem audytu zewnętrznego jest uzyskanie obiektywnego zapewnienia, że koszty poniesione w ramach realizacji zadania/projektu są kwalifikowalne, a zadanie/projekt jest realizowany zgodnie z przepisami prawa, z wnioskiem i umową oraz wydanie opinii w tym zakresie.
IV. Zakres audytu zewnętrznego.
- Audytor dokonuje oceny dokumentów związanych z realizowanym zadaniem/projektem (w tym dowodów księgowych) w odniesieniu do działań zrealizowanych przez Wnioskodawcę. Ocenie audytora podlega zgodność realizacji zadania/projektu z jego założeniami określonymi we wniosku oraz w umowie. Podczas audytu badana jest wiarygodność danych, zarówno liczbowych jak i opisowych, zawartych w przedstawionych przez Wnioskodawcę dokumentach.
- W ramach audytu badane jest w szczególności czy:
- księgi rachunkowe – w części dotyczącej ewidencji zdarzeń gospodarczych związanych z realizacją zadania/projektu;
- dowody księgowe, stanowiące podstawę dokonania zapisów w księgach rachunkowych;
- zestawienia sporządzone na podstawie dokumentów potwierdzających poniesienie kosztów (faktur VAT lub innych dokumentów o równoważnej wartości dowodowej) przedkładane przez Wnioskodawcę do rozliczenia przyznanego dofinansowania;
są zgodne ze stanem faktycznym realizacji zadania/projektu (w tym czy prawidłowo, rzetelnie i jasno przedstawiają sytuację finansową i majątkową zadania/projektu, według stanu na dzień sporządzenia ww. dokumentów), a także czy odpowiadają wymogom zawartym w umowie.
- Audyt obejmuje w szczególności:
- weryfikację kwalifikowalności poniesionych kosztów i sposobu ich dokumentowania, w tym m.in.:
- weryfikację (na podstawie reprezentatywnej próby) oryginałów dowodów księgowych dokumentujących zdarzenia dotyczące realizacji zadania/projektu (w okresie objętym audytem), w tym czy dowody księgowe spełniają warunki określone w art. 21 oraz art. 22 ustawy o rachunkowości oraz weryfikację opisu dowodów księgowych (klauzul), wymaganych zgodnie z warunkami umowy; dobór próby powinien być oparty na metodach statystycznych,
- ocenę prawidłowości i wiarygodności poniesionych kosztów (w tym m.in. czy zostały faktycznie poniesione, czy są zasadne i oszczędne, czy są związane z realizacją zadania/projektu, czy zostały poniesione w terminie realizacji zadania/projektu),
- sprawdzenie wniesienia przez Wnioskodawcę wkładu własnego, zgodnie z warunkami wskazanymi w umowie,
- kontrolę zgodności prowadzenia rachunkowości z przepisami ustawy o rachunkowości, w części dotyczącej audytowanego zadania/projektu,
- sprawdzenie, czy w zakresie zdarzeń dotyczących realizacji zadania/projektu prowadzona jest wyodrębniona dokumentacja finansowo-księgowa i ewidencja księgowa, zgodnie z zasadami wynikającymi z ustawy o rachunkowości, w sposób umożliwiający identyfikację poszczególnych operacji księgowych,
- sprawdzenie statusu podatkowego Wnioskodawcy (w szczególności w zakresie podatku VAT);
- weryfikację zgodności danych przekazywanych w sprawozdaniu z realizacji zadania/projektu w części dotyczącej postępu rzeczowego oraz postępu finansowego z dokumentacją dotyczącą realizacji zadania/projektu;
- weryfikację sposobu pozyskiwania i przechowywania oraz przetwarzania danych o uczestnikach zadania/projektu, zgodnie z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych), oraz ustawy z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. z 2019 r. poz. 1781);
- weryfikację sposobu monitorowania zadania/projektu przez Wnioskodawcę (osiągania celu zadania/projektu), dotrzymanie harmonogramu realizacji działań w zadaniu/projekcie;
- o ile dotyczy danego Wnioskodawcy – ocenę poprawności udzielania zamówień publicznych obejmującą w szczególności sprawdzenie, czy Wnioskodawca prawidłowo stosuje ustawę Prawo zamówień publicznych. W przypadku Wnioskodawców, którzy nie są zobligowani do stosowania ustawy Prawo zamówień publicznych, audyt powinien obejmować prawidłowość zakupu dostaw i usług pod względem gospodarności oraz – w przypadku powierzenia wykonania usługi wykonawcy zewnętrznemu – spełnienie zasady bezstronności, konkurencyjności i obiektywizmu; pod pojęciem „powierzenia wykonania usługi wykonawcy zewnętrznemu” należy rozumieć sytuację, w której podmiot prowadzący działalność gospodarczą otrzyma zlecenie na wykonanie usługi i będzie to zlecenie realizować przy pomocy swoich pracowników;
- o ile dotyczy danego Wnioskodawcy – ocenę poprawności stosowania zasady konkurencyjności zgodnie z warunkami wskazanymi w zasadach realizacji zadania ustawowego lub w procedurach realizacji programu;
- weryfikację sposobu realizacji działań promocyjnych, zgodnie z warunkami umowy;
- weryfikację sposobu prowadzenia i archiwizowania dokumentacji zadania/projektu;
- sprawdzenie, czy Wnioskodawca wdrożył zalecenia po przeprowadzonych kontrolach oraz usunął uchybienia, jeśli takie zostały wykryte.
- Audyt zewnętrzny powinien zostać przeprowadzony zgodnie z „Międzynarodowymi standardami praktyki zawodowej audytu wewnętrznego”, opracowanymi przez The Institute of Internal Auditors, jako standardy audytu wewnętrznego dla jednostek sektora finansów publicznych, stanowiącymi załącznik do Komunikatu Ministra Rozwoju i Finansów z dnia 12 grudnia 2016 r. w sprawie standardów audytu wewnętrznego dla jednostek sektora finansów publicznych (Dz. Urz. MR i F z 2016 r. poz. 28).
- Audytem zewnętrznym musi być objętych co najmniej 90% kosztów zadania/projektu.
V. Wymagania dotyczące oferenta
- Oferent powinien wykazać się niezbędnym doświadczeniem w zakresie prowadzenia audytu oraz dysponowaniem osobami o odpowiednich kwalifikacjach i doświadczeniu w zakresie przeprowadzania audytu.
- Przez podmioty o niezbędnym doświadczeniu należy rozumieć podmioty:
- dysponujące osobami o udokumentowanych kwalifikacjach,
- posiadające udokumentowane doświadczenie w zakresie audytowania zadań/projektów realizowanych w ramach procedury konkursowej zadań zlecanych finansowanych ze środków publicznych (przynajmniej 3 zadania/projekty),
- posiadające udokumentowane doświadczenie związane z badaniem prawidłowości wykorzystania środków publicznych,
- posiadające udokumentowane doświadczenie w przeprowadzaniu audytu zewnętrznego i/lub audytu wewnętrznego.
- Przez osoby posiadające odpowiednie kwalifikacje i doświadczenie w zakresie przeprowadzania audytu należy rozumieć osoby spełniające warunki określone w art. 286 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 157, poz. 1240, z późn. zm.). W przypadku osób, które będą uczestniczyć w wykonaniu audytu zewnętrznego projektu warunki wskazane w ust. 2 pkt 2-4 stosuje się odpowiednio.
- Podmiot ubiegający się o przeprowadzenie audytu zewnętrznego zadania/projektu zobligowany jest do złożenia:
- wykazu wykonanych audytów zadań lub projektów finansowanych ze środków publicznych, z podaniem źródła (podmiotu/instytucji finansującej) wraz z terminem ich wykonania,
- wykazu osób, które będą uczestniczyć w wykonaniu audytu wraz z informacjami na temat ich kwalifikacji zawodowych i doświadczenia,
- potwierdzonych za zgodność z oryginałem dokumentów potwierdzających kwalifikacje zawodowe uprawniające do przeprowadzenia zadania audytowego.
- Dokumenty, o których mowa w ust. 4, powinny dotyczyć zarówno kwalifikacji i doświadczenia osób, które będą bezpośrednio uczestniczyć w wykonaniu audytu, jak również podmiotu ubiegającego się o uzyskanie zlecenia na przeprowadzenie audytu. Złożenie dokumentów potwierdzających posiadanie odpowiedniego doświadczenia przez podmiot ubiegający się o przeprowadzenie audytu zewnętrznego zadania/projektu stanowi wymóg w stosunku do oferentów ubiegających się o zlecenie tej usługi.
- Skład zespołu przeprowadzającego audyt zewnętrzny zadania/projektu powinien być co najmniej dwuosobowy. W skład zespołu powinna wchodzić co najmniej jedna osoba posiadająca uprawnienia biegłego rewidenta.
- Osoby uczestniczące w przeprowadzaniu audytu zewnętrznego powinny spełniać wymóg bezstronności i niezależności od badanego Zamawiającego. Bezstronność i niezależność nie jest zachowana, jeżeli osoba lub podmiot przeprowadzający audyt zewnętrzny:
- posiada udziały, akcje lub inne tytuły własności w Jednostce audytowanej lub w jednostce z nią stowarzyszonej, dominującej, zależnej lub współzależnej, w której ma wykonać usługę dotyczącą audytu zewnętrznego zadania/projektu,
- jest lub był w ciągu ostatnich 3 lat przedstawicielem prawnym (pełnomocnikiem), członkiem organów nadzorczych bądź zarządzających lub pracownikiem Jednostki audytowanej albo jednostki z nią stowarzyszonej, dominującej, zależnej lub współzależnej,
- osiągnął, chociażby w jednym roku w ciągu ostatnich 5 lat, co najmniej 50% przychodu rocznego z tytułu świadczenia usług na rzecz Jednostki audytowanej, jednostki wobec niej dominującej lub jednostek z nią stowarzyszonych, jednostek od niej zależnych lub współzależnych – nie dotyczy to pierwszego roku działalności podmiotu przeprowadzającego audyt
- w ciągu ostatnich 3 lat uczestniczył w sporządzaniu dokumentów stanowiących przedmiot audytu zewnętrznego Zamawiającego,
- jest małżonkiem, krewnym lub powinowatym w linii prostej do drugiego stopnia lub jest związany z tytułu opieki, przysposobienia lub kurateli z osobą zarządzającą lub będącą w organach nadzorczych Jednostki audytowanej albo zatrudnia przy prowadzeniu audytu takie osoby
- jest lub był zaangażowany w planowanie, realizację, zarządzanie zadaniem/projektem, który następnie audytuje,
- z innych powodów nie spełnia warunków bezstronności i niezależności.
- Osoby uczestniczące w przeprowadzaniu audytu zewnętrznego powinny spełniać również wymóg bezstronności i niezależności od PFRON. Poprzez spełnienie warunku bezstronności i niezależności rozumie się przede wszystkim nie pozostawanie w stosunku pracy z PFRON osób wykonujących audyt zewnętrzny.
- Osoby przeprowadzające audyt zewnętrzny składają pisemne oświadczenie o bezstronności i niezależności. Oświadczenia stanowią załączniki do umowy podpisywanej pomiędzy Zamawiającym a wykonawcą audytu zewnętrznego. Oświadczenie, o którym mowa w niniejszym punkcie stanowi załącznik do niniejszego zapytania.
- Wyłączeniu podlegają podmioty, które nie będą w stanie świadczyć usługi na podstawie umowy zlecenia zakończonego wystawieniem faktury albo rachunku.
V. Wymagania dotyczące raportu
- Po przeprowadzeniu audytu zewnętrznego, audytor zobowiązany będzie do przygotowania raportu/sprawozdania z audytu. Zamawiający ma prawo do odniesienia się do raportu/sprawozdania.
- Raport/sprawozdanie z audytu zewnętrznego powinien zawierać w szczególności następujące elementy:
- datę sporządzenia raportu/sprawozdania,
- nazwę i adres podmiotu realizującego zadanie/projekt,
- nazwę podmiotu przeprowadzającego audyt zewnętrzny,
- nazwę audytowanego zadania/projektu, numer i datę umowy, która dotyczy audytowanego zadania/projektu,
- całkowitą wartość zadania/projektu w tym całkowitą wartość kosztów kwalifikowalnych, kwotę dofinansowania,
- termin realizacji zadania/projektu oraz zwięzły opis audytowanego zadania/projektu,
- imiona i nazwiska audytorów uczestniczących w audycie oraz numer imiennego upoważnienia do przeprowadzenia audytu zewnętrznego,
- termin przeprowadzenia audytu zewnętrznego,
- okres objęty audytem zewnętrznym,
- cel audytu zewnętrznego,
- zakres przedmiotowy audytu zewnętrznego, w tym dokumenty (rodzaj, numer, itp.), które zostały poddane badaniu,
- podjęte działania i zastosowane techniki audytu zewnętrznego,
- informacja czy badanie audytowe zostało przeprowadzone na podstawie wszystkich dokumentów, czy też na próbie dokumentów oraz informacja o sposobie doboru próby do zadania audytowego,
- ustalenia stanu faktycznego,
- wskazanie stwierdzonych problemów w trakcie realizacji zadania/projektu wraz ze wskazaniem ich wagi,
- określenie oraz analiza przyczyn i skutków uchybień,
- uwagi i wnioski w sprawie usunięcia stwierdzonych uchybień, ewentualne rekomendacje,
- podpisy audytorów sporządzających raport/sprawozdanie.
- Wszystkie strony raportu/sprawozdania z przeprowadzonego audytu powinny być ponumerowane i parafowane przez audytora zewnętrznego.
- Audytor jest zobowiązany dostarczyć raport również w wersji elektronicznej na nośniku danych, lub przesłać go mailem na adres: k.dorozala@takdlasamodzielnosci.pl
- VI. Oferta.
Oferta winna być sporządzona w języku polskim.
W ofercie winna być podana CENA BRUTTO za przeprowadzenie audytu
VII. Opis części zamówienia – jeśli zamawiający dopuszcza składanie ofert częściowych.
Zamawiający nie dopuszcza składania ofert częściowych.
VIII. Wymagany termin realizacji.
Okres realizacji zlecenia: od 3 stycznia 2025 r. do 31 marca 2025 r.
Wyłoniony Oferent zobowiązany jest do podpisania umowy w terminie 5 dni od dnia wyboru oferty.
IX. Warunki płatności.
Płatność zostanie zrealizowana przelewem na wskazany przez Wykonawcę w fakturze rachunek bankowy w terminie do 14 dni od daty otrzymania przez Zamawiającego prawidłowo wystawionej faktury.
X. Kryteria oceny ofert.
Przy wyborze najkorzystniejszej oferty Zamawiający będzie kierował się kryterium:
K1 – Cena – maksymalnie możliwych do uzyskania 70 pkt,
K2 – Liczba wykonanych audytów zewnętrznych w zakresie zadań/projektów realizowanych w ramach procedury konkursowej zadań zlecanych finansowanych ze środków publicznych (im większa ilość tym wyższa punktacja przy czym po wykazaniu 10 dalsze audyty nie będą uwzględniane) – maksymalnie możliwych do uzyskania 30 pkt,
Ostateczna ilość punktów (K) będzie obliczana wg następującego wzoru:
K = K1 + K2
Za najkorzystniejszą zostanie uznana oferta, która uzyska największą liczbę punktów (K).
Ad. 1
Sposób przyznawania punktacji za spełnienie kryterium K1- Cena:
K1 = (Cmin:C) x 70
K1 – liczba punktów uzyskana za kryterium ceny
Cmin – cena najniższa spośród ważnych ofert
C – cena badanej oferty
Cena musi być podana w wartości BRUTTO, w złotych polskich cyfrowo i słownie. W przypadku rozbieżności pomiędzy wartością wyrażoną cyfrowo, a podaną słownie, jako wartość właściwa zostanie przyjęta wartość podana słownie.
Ad. 2
Sposób przyznawania punktacji za spełnienie kryterium K2 – Liczba wykonanych audytów zewnętrznych w zakresie zadań/projektów realizowanych w ramach procedury konkursowej zadań zlecanych finansowanych ze środków publicznych:
K2 = Liczba wykonanych audytów x 3 pkt, przy czym po wykazaniu 10 dalsze audyty nie będą uwzględniane
K2 – liczba punktów uzyskana za kryterium liczby audytów, maksymalnie możliwych do uzyskania 30 pkt
Przy ocenie będzie brana pod uwagę liczba wykonanych audytów zewnętrznych w zakresie zadań/projektów realizowanych w ramach procedury konkursowej zadań zlecanych finansowanych ze środków publicznych, z podaniem źródła finansowania – nazwy podmiotu ogłaszającego konkurs.
XI. Informacje dodatkowe.
- Oferta winna być podpisana przez osobę (osoby) upoważnione do występowania w imieniu Wykonawcy.
- Zamawiający wybierze ofertę cenową odpowiadającą wszystkim wymogom przedstawionym przez niego dla prawidłowej realizacji zamówienia.
- W sprawach dotyczących zapytania informacji udziela biuro Fundacji w dni robocze od poniedziałku do piątku od godziny 10.00 do 14.00, tel. 660755677.
- Pytania dotyczące zapytania ofertowego można również kierować pisemnie na adres mailowy: k.dorozala@takdlasamodzielnosci.pl
- Ofertę, kompletną wraz z załącznikami, opatrzoną podpisami i pieczęcią Wykonawcy, należy złożyć wyłącznie w formie elektronicznej drogą mailową na adres kontakt@takdlasamodzielnosci.pl, za ważne będą uznane wyłącznie oferty złożone w formancie PDF.
- Termin składania ofert: do dnia 15 grudnia 2024 r. do godz. 23:59 decyduje data wpływu na skrzynkę mailową Fundacji Tak Dla Samodzielności.
- Oferty złożone po terminie składania ofert podanym powyżej nie będą brane pod uwagę przy wyborze oferty najkorzystniejszej.
- Wykonawca może wprowadzić zmiany lub wycofać złożoną ofertę przed upływem terminu składania ofert.
- Termin związania ofertą wynosi 10 dni od daty otwarcia ofert przez Zamawiającego.
- O wynikach postępowania jego uczestnicy zostaną poinformowani poprzez upublicznienie wyniku postępowania ofertowego na stronie internetowej Fundacji Tak Dla Samodzielności www.takdlasamodzielnoci.pl
- W umowie z Wykonawcą Zamawiający zastrzeże karę umowną na wypadek niewykonania lub niewłaściwego wykonania przez Wykonawcę zobowiązania w wysokości 30% wartości usługi.
- Wykonawca ponosi pełne ryzyko w związku z doręczeniem oferty.
- Wszelkie koszty związane z przygotowaniem i dostarczeniem oferty obciążają Wykonawcę.
- Zamawiający przewiduje możliwość kontaktu i/lub spotkania z wybranymi wykonawcami w celu uzyskania dodatkowych informacji lub przeprowadzenia negocjacji cenowych.
- Zamawiający zastrzega sobie prawo do:
– swobodnej weryfikacji ofert,
– unieważnienia procedury ofertowej bez podania przyczyny.
Załącznik do zapytania ofertowego:
- Oświadczenie o bezstronności i niezależności oferenta.
Oświadczenie o bezstronności i niezależności
Przystępując do realizacji usługi przeprowadzenia audytu zewnętrznego zadania/projektu „Trenujemy samodzielność – treningi mieszkalnictwa w placówce 2.0.”,
realizowanego na podstawie umowy numer UM/PW9/2024/2/O_WIELKOPOLSKI/3875 z dnia 24.04.2024r. przez Wnioskodawcę Fundację Tak Dla Samodzielności z siedzibą w Poznaniu przy ulicy ul. Szamotulska 14/1, 60-366 Poznań,
ja (imię i nazwisko) ……………………………………………………………………………………………
jako osoba uczestnicząca w przeprowadzeniu audytu oświadczam, że spełniam wymóg bezstronności i niezależności, tj.:
- nie posiadam udziałów, akcji lub innych tytułów własności w Jednostce audytowanej lub w jednostce z nią stowarzyszonej, dominującej, zależnej lub współzależnej, w której mam wykonać usługę dotyczącą audytu zewnętrznego zadania/projektu,
- nie jestem i nie byłem(-am) w ciągu ostatnich 3 lat przedstawicielem prawnym (pełnomocnikiem), członkiem organów nadzorczych bądź zarządzających lub pracownikiem Jednostki audytowanej albo jednostki z nią stowarzyszonej, dominującej, zależnej lub współzależnej,
- nie osiągnąłem(-am), chociażby w jednym roku w ciągu ostatnich 5 lat, co najmniej 50% przychodu rocznego z tytułu świadczenia usług na rzecz Jednostki audytowanej, jednostki wobec niej dominującej lub jednostek z nią stowarzyszonych, jednostek od niej zależnych lub współzależnych – nie dotyczy to pierwszego roku działalności podmiotu przeprowadzającego audyt,
- w ciągu ostatnich 3 lat nie uczestniczyłem(-am) w sporządzaniu dokumentów stanowiących przedmiot audytu zewnętrznego,
- nie jestem małżonkiem, krewnym lub powinowatym w linii prostej do drugiego stopnia i nie jestem związany(-a) z tytułu opieki, przysposobienia lub kurateli z osobą zarządzającą lub będącą w organach nadzorczych Jednostki audytowanej albo zatrudniającą przy prowadzeniu audytu takich osób,
- nie jestem i nie byłem(-am) zaangażowany(-a) w planowanie, realizację, zarządzanie zadaniem/projektem, którego dotyczy audyt,
- nie pozostaję w stosunku pracy lub zlecenia z Państwowym Funduszem Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych,
- nie mam żadnych innych powodów, które spowodowałyby, że nie spełniam warunków bezstronności i niezależności.
